Цифровізація постачання завдяки DOT-Chain

У тотальних війнах військова логістика та забезпечення армій усім необхідним відіграють ключову роль. Не є винятком і повномасштабна війна росії проти України. Якщо вчасне та повне постачання зброї й боєприпасів завжди перебуває в центрі уваги, то тилове забезпечення часто залишається поза фокусом. Однак без пально-мастильних матеріалів, харчів чи речового забезпечення жодна армія не зможе діяти ефективно.

Система, що потребувала змін

У грудні 2023 року в Україні розпочав роботу Державний оператор тилу – державна агенція, яка займається тиловим забезпеченням ЗСУ. Її створення стало відповіддю на низку скандалів, зокрема, випадок із закупівлею яєць по 17 гривень, а також на об’єктивну потребу в докорінній трансформації чинної системи закупівель.

Спадковою хворобою багатьох процесів у нашій державі, зокрема і в сфері оборони, є застарілі підходи до організації. Великі системи завжди інертні та дуже повільно змінюються. І часто причиною опору є навіть не бажання певних груп зберегти контроль над фінансовими ресурсами, як банальна звичка. Для державних структур такою звичкою є величезна бюрократія та жорстка зарегульованість всіх процесів.

Проте сама ідея наявності багатьох документів і нормативних актів не є хибною, адже саме завдяки їм можливо врегулювати складні та важливі процеси. Коли від якості певного продукту залежить життя та здоров’я бійця, обов’язковою є наявність чітких вимог і норм. Інше питання полягає в тому, що часто процеси, які можна зробити простими, навмисно ускладнюються через зайву бюрократію.

“Тож ми вирішили, що кращим рішенням в цій ситуації буде реінжиніринг та цифровізація процесу постачання зі забезпеченням належного рівня безпеки. Так і зародився DOT-Chain – цілісна ІТ-система, яку ДОТ наразі використовує при організації забезпечення продуктами харчування. Її впровадження дозволило зменшити кількість паперової роботи для військових більш як на 30 000 документів щотижня. Та найголовнішим результатом є пришвидшення всього циклу постачання за напрямком продуктів у середньому в 4 рази” – розповідає Альона Жужа, радниця з ІТ в ДОТ. 

Як працювало тилове забезпечення до реформи

До створення ДОТ процес тилового забезпечення виглядав наступним чином: Міністерство оборони разом із Командуванням Сил Логістики формували річну потребу і розробляли технічні специфікації. Ці специфікації складалися у вигляді харчових комплектів, де чітко прописувалася калорійність (наразі це 3500 калорій на день), а також вміст білків, жирів і вуглеводів.

Після цього Міністерство проводило тендери та укладало контракти з постачальниками, які мали забезпечувати військові частини як продуктами харчування, так і логістикою. Раніше кожен постачальник був закріплений за конкретною частиною. Якщо частина передислоковувалася на інший напрямок, постачальник все одно був зобов’язаний продовжувати постачання. Це іноді спричиняло затримки, оскільки, наприклад, маючи склади у Волинській області та здійснюючи там логістику, постачальник після передислокації частини до Чернігівської області змушений був перевозити продукцію через половину країни.

У ході цієї взаємодії всі запити, видаткові накладні та акти між військовою частиною і постачальником оформлювалися виключно в паперовій формі, причому в кількох примірниках кожен. Ці документи надсилалися поштою, що значно уповільнювало процес. Не дивно, що весь цикл міг займати місяці.

Окрім того, такий підхід передбачав існування так званої “паперової армії”. Тисячі людей по всій країні витрачали свій час та сили на створення, опрацювання та звірку цих документів. Наприклад, ручне формування акту з включенням 10, 20, 100 видаткових накладних і більше, з необхідністю звіритись з переліком цих накладних, калькуляції суми акту та кількості комплектів, могло займати тижні й містило в собі ризик людської помилки.

Окрім часу, це також впливало на прозорість процесу. Адже контроль рівня виконання та забезпеченості військових частин був можливий лише після фізичного прибуття документів до Міністерства оборони. Чим іноді користувались недобросовісні постачальники, домовляючись на місцях з деякими частинами щодо змін в них. А щоб виявити такі недобросовісні дії, потрібно було опрацювати тисячі паперових документів.

Як DOT-Chain змінив систему

DOT-Chain дозволив трансформувати та перевести більшу частину процесів в цифровий формат. Ця комплексна ІТ-система збирає та обробляє заявки від військових частин, формує замовлення для постачальників із врахуванням регіону та вичерпання бюджету договору, забезпечує прозорий процес узгодження змін у замовленні, фіксує їх виконання та автоматично оформлює акти приймання товарів і рекламацій у разі необхідності. Такий підхід робить увесь цикл постачання значно прозорішим, простішим і швидшим.

Окрім цифровізації, ДОТ впровадив зміни в загальні підходи до забезпечення. З 1 квітня 2024 року постачальники закріплюються за певними регіонами, що дозволяє оптимізувати логістичні процеси. Нова процедура виглядає наступним чином: Міністерство оборони визначає річну потребу в забезпеченні. На 2025 рік закладено вартість харчового набору на рівні 154 грн/день на людину, що перевищує показник у 139 грн/день, який діяв у другому півріччі 2024 року. Після цього ДОТ проводить торги та укладає договори з переможцями тендерів. Військові частини, відповідно до чисельності свого штату, формують заявки на тижневі періоди споживання. Ці заявки створюються та подаються виключно в електронному вигляді, що значно пришвидшує процес.

“Нам було важливо, щоб взаємодія військових з системою була максимально зручною – оскільки одним з наших головних принципів є людиноцентричність. Тож, ми зробили максимально простий та зрозумілий інтерфейс слідуючи дизайн паттернам Дії. Більша частина інформації заповнюється системою автоматично. Інша ж - це поля, які потрібно заповнювати, та випадаючі списки з довідників. Це дозволяє не тільки швидко та якісно формувати документи - лише тут ми скоротили час заповнення у 2-3 рази, але й формувати підгруннтя для прийняття управлінських рішень на базі актуальних даних.” – деталізує Альона Жужа

Завдяки операційній інтеграції DOT-Chain та облікових систем постачальників сформовані замовлення в електронному вигляді автоматично потрапляють до останніх (ред. - Постачальників), які далі перевіряють наявність запасів продукції та планують логістику доставки до підрозділів військових частин. Окрім того, якщо на складі немає потрібних умовних яблук, то постачальник може запропонувати військовій частині аналогічний продукт, наприклад груші. І ці зміни також проходять через DOT-Chain.

Далі відбувається відвантаження продуктів військовим частинам. Ті перевіряють якість продукції та формують видаткові накладні. Через певний час на їх основі робиться акт за визначений період. До цього акту система сама підтягує всі пов’язані видаткові накладні. 

У листопаді ДОТ розширив функціонал – тож тепер, якщо були поставлені неякісні продукти, ВЧ має можливість оформити скаргу в електронному вигляді.

“Насправді це доволі важливне розширення. Адже раніше начальнику продовольчого забезпечення потрібно було знайти всі пов’язані документи з цим замовленням, провести трудоємні розрахунки, щоб оформити скаргу. Частина з яких могла в паперовій формі все ще доставлятись поштою. Потім вручну сформувати скаргу і знову ж таки відправити її поштою. Тож навіть бували випадки, коли через такий об’єм робіт деякі люди вирішували не скаржитись на якість продуктів, якщо брак був мінімальним” – розповідає Альона Жужа.

Практичні результати реформи

З моменту запуску DOT-Chain Державному оператору тилу вдалось скоротити весь цикл від подачі заявки до постачання військовій частині та оплати постачальнику в середньому в 4 рази. А кількість опрацьованих заявок від військових частин скалала більше 70 000 штук, за якими було поставлено  647 743 мільйонів кілограм продуктів.

Іншим важливим аспектом цифровізації системи стала прозорість. Всі документи, які потрапляють до DOT-Chain, зберігаються в захищеному середовищі, що унеможливлює будь-які маніпуляції з ними. А спроможність оперувати даними дає широкі інструменти для аналітики, відстежування аномалій та прогнозування. Це дозволяє перейти на новий рівень забезпечення належного асортименту та вживати проактивні заходи щодо забезпечення якості продуктів у разі виявлення негативних тенденцій. 

Фактично, редизайн процесів щодо забезпечення харчовим продовольством, його цифровізація, трансформувала сферу постачання в оборонній сфері. Від “кота в мішку” ми перейшли до процесу здорової людини – з можливістю контролювати кожен етап постачання і постійного вдосконалювати його завдяки прийняттю управлінських рішень, які базуються на даних, доступних в режимі реального часу.

У ДОТ додають, що розуміють, ще є моменти, які потребують подальшого покращення. Зокрема щодо впровадження функціоналу по первинним документам у більшу кількість військових частин: якщо заявки в електронному вигляді зараз подають всі частини, то саме з первинними документами охоплення не складає 100%. І це потрібно виправляти. Тотальне викорінення “паперової армії” це важкий, але реальний процес. Тому надзвичайно важливо не зупинятись та працювати в цьому напрямку – зміни можливі лише тоді, коли є рух.

“Ми постійно працюємо над тим, щоб розширити функціонал DOT-Chain. Наступного року у системі з’явиться можливість подавати в електронному вигляді рекламації щодо повноти та термінів постачання. Крім того, завдяки своїй архітектурі вона має широкі можливості для свого масштабування. Тож ми плануємо поширити та масштабувати успішний досвід DOT-Chain й на інші сфери державних оборонних закупівель, зокрема і щодо деяких бойових засобів. Так ми вже розробляємо модуль в системі, через який здійснюватиметься забезпеченням Збройних Сил України БПЛА, РЕБ/РЕР, НРК та НСК. З першої половини 2025 року запрацює функціонал збору потреби у цих засобах від підрозділів бригад” – резюмує Альона Жужа.